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메일 조회하기

그룹스의 가장 큰 기능은 상단에 모두 위치하고 있습니다. 이 중 필터 기능에 대해 먼저 살펴봅시다.

지금 나에게 필요한 메일만

그룹스를 쓴다한들, 모두의 메일을 다 지켜보아야 한다면 inbox를 쓰는 것과 크게 다를 것이 없죠. 업무에 가장 필요한 메일만을 조회하세요. 내가 할당되어 있으며 해결되지 않은 주제가 아마 그것일 것입니다.

이 외에도 필터를 응용하여 다양하게 조회해볼 수 있습니다. 게시 기간, 내가 답글을 단 주제, 내가 시작한 주제 등 상황에 따라 조회하여 업무를 진행하세요.

메일 상태 변경하기

그룹스 상단에 위치한 기능 중 필터 버튼의 왼쪽에 위치한 작업에 대해서도 알아봅니다.

메일 상태 변경하기

내가 할당된 주제에 대해 적극적으로 변경하기

메일의 상태는 누가 변경하여도 괜찮지만, 특히 내가 할당된 주제에 대해서는 상태 변경에 더 신경써주어야 합니다. 해당 메일의 상태는 아마도 내가 가장 잘 알고 있기 때문이죠. 완료되었다면 곧바로 완료 처리를, 답글이 다시 나가면 안 될만큼의 중요 사안은 답글 잠금을 그때 그때 해주시기 바랍니다.

그 외

그룹스에서 가장 중요한 기능은 이렇게 두 가지입니다. 필터와 작업, 두 가지로 거의 모든 업무를 수행할 것입니다. 나에게 필요한 메일링을 검색하여 답변하고 이의 상태를 완료로 두고, 어쩌면 이렇게 간편한지! 이렇게 끝이면 좋았겠습니다만 가끔 우리는 곤란한 상황을 마주합니다.

내부 확인이 필요하니 잠시만 기다려주세요

바로 답변이 나갈 수 없는 답장이 있기 마련입니다. 이 경우에는 조치필요없음이나 완료를 둘 수도 없고, 답글을 잠그자니 추후에 내가 어떻게 검색할 수 있을지가 걱정입니다.

메일링을 110개로 나눠야해요

메일링을 다섯 개로 나눈 것은 굉장한 아이디어였습니다만, 애석하게도 스폰서 메일링 안에서도 스폰서 회사는 몇 십 개가 있고, 이들을 한 메일링 안에서 구분하고 기억하는 것은 결국 우편물 나누는 것과 다를 바가 없습니다. 그렇다고 각 회사마다 메일링을 나눌 수도 없고 어떡하죠?

결국 좀 더 세세한 상태 관리와 카테고라이징이 필요해집니다. 그래서 우리는 태그/카테고리를 사용하게 되었습니다. 그룹스는 하나의 그룹에 대해 카테고리와 태그를 동시에 사용할 수 없으므로 태그/카테고리 중 하나를 선택하여 사용해야하는데, 파이콘 한국 준비위원회는 태그를 사용합니다.

태그 쓰기

파이콘 한국의 태그는 아래와 같이 사용합니다. 그때그때 즉흥적으로 태그를 거는 것도 좋지만, 보다 많은 사람들이 공동의 상태를 쓸 수 있도록 최대한 아래의 컨벤션을 지켜주세요.

• 홀딩-답변필요 : 내부 확인이나 작업 등이 필요해 추후 답변이 나가야하는 메일입니다. 담당자를 할당해두면 가장 좋고, 없을 경우 메일링의 그룹원들이 지속적으로 상태를 체크해주어야 합니다.

메일링별 태그 규칙

[email protected] (현재 [email protected]로 대체되었습니다.)

• coc / coc-00x : coc 관련 신고 안건 등에 대해서는 coc 태그를 걸어야하며, 각 안건 별로 태그를 걸기를 바랍니다. 신고된 차례대로 001, 002 등의 숫자 태그를 걸어 각 안건 메일링을 구분하면 좋습니다.
• 재정지원 (FA와 섞어쓰지 않음) : 재정지원 관련 문의는 우리가 답변을 주는 시기에 따라 문의자의 교통편 예매 등의 상황이 달라질 수 있으므로 최대한 시급성 높게 답변을 주는 것이 좋습니다. 때문에 태그는 꼭 지정해두는 것이 좋습니다.

태그를 왜 영어로 쓰지 않나요?

coc와 같이 명시적이며 뒤이어질 텍스트가 길어질 염려가 있는 것을 제외하고는 최대한 한국어로 사용합니다. 새로 합류하는 준비위 멤버가 최대한 적은 시간안에 그룹스에 적응하기 위해서는 내부 줄임말이나 약자를 줄이는 방향이 좋을 것이라고 판단했습니다. 준비위원회 내부에서는 FA 로 더 많이 불리는 프로그램을 굳이 재정지원 으로 사용하는 이유도 그것입니다.

• 입금필요-ㅇㅇㅇ : 회계 담당자의 이름을 명시하여 입금 등의 회계 업무가 필요함을 기록합니다. 특히 데드라인이 확실해야 하는 회계 업무는 할 수 있는 모든 것을 해두시기를 바랍니다.
  • 할 수 있는 모든 것 : 담당자 할당, 태그 달기, 맨 위에 표시 (+ 슬랙 리마인더, 개인적인 연락 ...)

[email protected]

• 발표자료리뷰-N차 : 발표 자료 리뷰 등의 자료 아카이빙 성격을 가진 태그 역시 추가해두는 것이 좋습니다.

[email protected]

• 스폰싱-문의중 : 스폰싱에 대한 문의나 고민을 하고 있는 기업의 경우 해당 태그를 붙입니다.
• 스폰싱-XX(골드, 실버 등의 태그) : 스폰싱이 확정된 기업에 한해 해당 기업의 스폰싱 등급 태그를 붙입니다. 스폰싱-문의중 이었던 기업이 스폰서로 확정되면 해당 태그로 바꾸어야 합니다. (확정 : 후원 금액 입금완료됨 을 뜻함)